L’innovation au coeur de la commune: récit d’un atelier à Yverdon-les-Bains

Il fait chaud à Yverdon-les-Bains et la quinzaine de participant-es porte encore le masque en ce début juin 2021, pandémie oblige. Mais la curiosité se lit dans les regards: que va-t-il se passer cet après-midi ? Le programme annonce un workshop pour découvrir les méthodes du “design thinking”. 3 heures pour identifier, analyser et si possible résoudre certains défis numériques de l’administration communale de la deuxième ville du canton de Vaud.

Apprendre une méthode

Au-delà des défis concrets identifiés, l’après-midi est surtout utile pour découvrir une méthode de travail inspirée des approches utilisées par les designers. Cette méthode du “design thinking” propose des étapes de travail pour clairement identifier un problème et le résoudre en prenant en compte les perspectives des différentes personnes impliquées. L’approche est ludique, facile d’accès et très participative. Elle ressemble à une boîte à outils utilisable partout, dans l’ensemble des services de l’administration. Elle permet d’aborder la numérisation des processus au sein de l’administration, le service à offrir aux habitant-es, mais également les questions de travail à domicile après la pandémie.

Etre au clair avec ses valeurs

Notre travail avec la commune d’Yverdon-les-Bains a rappelé l’importance des valeurs au sein des équipes. Si les collaborateur-trices ne voient aucun sens à leur travail, la motivation chute et la qualité des prestations diminue. Dans ce contexte, le numérique est à double-tranchant. Il peut faire peur s’il rime avec automatisation, disparition des contacts personnels et menaces sur l’emploi. Mais le numérique peut également améliorer le quotidien de l’administration et le service aux habitant-es. Il va permettre de remplacer des tâches répétitives et peu intéressantes et offrir l’opportunité de se consacrer à des tâches plus importantes. Afin de tirer le meilleur de ce potentiel, le leadership de la commune, sa capacité à montrer un horizon et à convaincre l’ensemble du personnel, est alors crucial. Il va chercher à créer de la confiance.

Faire souffler le vent de l’innovation

Il est 16.45 lorsque le workshop se termine. Les visages sont souriants, les équipes ont pu identifier de nombreux défis et esquisser des pistes de solutions. Peut-être encore plus important, ils ont parlé ensemble, travaillé de concert, et ouvert de nouvelles perspectives. Les personnes présentes sont des porteurs de projets dans leur service et leur équipe. Elles ont pu apprendre comment motiver les autres collaborateur-trices, peut-être moins motivés par la numérisation de leurs tâches. L’exercice renforce les contacts entre les différents services et entre les niveaux hiérarchiques. Les habitudes ont été passées au crible, dans un souci d’améliorer le service aux habitant-es. Chacun-e repart avec de nouveaux outils à utiliser dans ses propres équipes.

Ce workshop a été proposé dans le cadre du projet “DigitalLab”, en partenariat avec Dezentrum et avec le soutien de la Fondation Mercator. Pour découvrir les enseignements de ce tour de Suisse: https://digital-labor.nodelab.ch